Come iniziare una mail formale in inglese

Come concludere un’e-mail formale

Tutti noi scriviamo e-mail di ogni tipo al lavoro: Annunci di novità aziendali, richieste di informazioni, risposte ai clienti, follow-up di riunioni e altro ancora. Se non vi sentite a vostro agio nella stesura di questi messaggi, siamo qui per aiutarvi!

In questo articolo scoprirete come scrivere un’e-mail formale, qual è il formato di un’e-mail formale e come assicurarvi che il vostro messaggio sia chiaro e professionale. In fondo a questa pagina, troverete un paio di esempi di email formali per diverse occasioni. Sentitevi liberi di usarli come riferimento!

L’invio di e-mail è una questione di contesto: prima di redigere il messaggio, prendetevi un momento per pensare al vostro rapporto con il destinatario. Si tratta del vostro capo, di un collega, di un potenziale partner? Questo vi aiuterà a definire il livello di formalità appropriato per la vostra e-mail. Se siete in dubbio, è più sicuro attenersi a una versione più formale.

È la parte cruciale dell’e-mail che determina se una persona la aprirà effettivamente. Un buon oggetto informa il destinatario sull’argomento dell’e-mail e sul motivo per cui dovrebbe leggerla. Cercate di rendere l’oggetto chiaro, specifico e diretto. Ad esempio:

Come iniziare un’e-mail

Un’introduzione forte incoraggia il lettore a continuare a scorrere il corpo del messaggio. Le email migliori hanno un saluto e una frase d’apertura coinvolgenti che assicurano l’interesse e l’adesione del destinatario. Idealmente, un’introduzione accattivante porta i lettori ad agire.

Questo saluto è appropriato per la corrispondenza formale via e-mail. Si usa in genere nelle lettere di presentazione, nelle lettere commerciali ufficiali e in altre comunicazioni in cui si vuole trasmettere rispetto per il destinatario.

Per quanto riguarda i saluti via e-mail, un “Ciao” informale seguito da una virgola è perfettamente accettabile nella maggior parte dei messaggi di lavoro. Se si preferisce un tono un po’ più formale, si può considerare il saluto “Ciao”.

Si tratta di frasi di apertura efficaci perché riconoscono il lettore per primo e aiutano a creare un rapporto con un collega che già conoscete o con il quale volete sviluppare un rapporto di lavoro amichevole.

Iniziare un’e-mail con “Mi sto rivolgendo a voi per …” è educato e diretto e chiarisce la questione.  ” è educato e diretto e chiarisce lo scopo dell’e-mail. Con centinaia di messaggi di posta elettronica trasmessi in un solo giorno lavorativo, questo approccio dimostra che siete attenti al tempo del destinatario, andando dritti al punto.

Esempi di scrittura di e-mail formali

Un linguaggio informale come “Ehi” può andare bene per inviare un messaggio a un collega o a un amico, ma per le richieste professionali non è la scelta migliore. D’altra parte, “Caro” è troppo formale. Un semplice “Ciao” o “Ciao” è più appropriato.

Sebbene molti professionisti siano entusiasti di poter chiedere a nuovi studenti di talento di entrare nella loro azienda, sono anche molto occupati. Soprattutto dopo una fiera della carriera, le loro caselle di posta elettronica saranno affollate di follow-up. Per avere maggiori probabilità che rispondano, mantenete la nota breve.

Aggiungete rientri o spazi tra i paragrafi per facilitare la lettura e la scrematura. Inoltre, mantenete le informazioni più importanti all’inizio di ogni paragrafo, in modo che possano riconoscere i punti più importanti.

Ricordate sempre di essere gentili e cordiali. Ricordate che vi stanno facendo un grande favore. In genere sono molto impegnati e dedicare del tempo alla loro giornata per parlare con gli studenti alla fiera della carriera o anche solo per leggere e rispondere a un’e-mail è un gesto gentile da parte loro.

Se avete avuto la possibilità di parlare con loro alla fiera della carriera, cercate di menzionare qualcosa di cui avete parlato che potrebbe essere stato unico. È probabile che la persona abbia avuto molte conversazioni simili con molti altri ragazzi. Qualsiasi cosa possiate dire che li aiuti a ricordarsi di voi è preziosa.

Esempio di email formale breve

L’uso del nome di battesimo è appropriato (va bene) quando si incontra regolarmente la persona e ci si sente a proprio agio nell’usarlo. Spesso si tratta di colleghi o di persone conosciute che preferiscono essere chiamate per nome.

L’uso di titoli e cognomi è un saluto formale e va usato con chiunque non si conosca bene. Che si tratti di un nuovo cliente dell’azienda o del tizio delle risorse umane che si addormenta mentre aspetta l’ascensore, questo saluto di base funziona.

Se inviate un’e-mail a un indirizzo che non ha un nome specifico, usate il nome del dipartimento/team (ad esempio, “Caro dipartimento delle risorse umane”) o “Gentile signore/signora”, se possibile.  Altrimenti, si può usare il saluto formale “A chi di dovere”.

Quando scrivete un’e-mail, a volte il destinatario non vi conosce o non si ricorda di voi. Quindi, dovete dire al lettore chi siete. Questo vale anche per le persone che avete incontrato brevemente alle conferenze o che potrebbero non riconoscere il vostro indirizzo e-mail.

Mi chiamo Joe Milan e sono un rappresentante del reclutamento di villain presso la WorldTakeOver Inc. Abbiamo parlato lo scorso marzo alla Conferenza dei Cattivi a Londra. Vorremmo il vostro aiuto per la Conferenza dei Cattivi che si terrà a Las Vegas il prossimo settembre.