Come iniziare una mail indirizzata a più persone

Come inviare più e-mail

L’uso del nome di battesimo è appropriato (va bene) quando si incontra regolarmente la persona e ci si sente a proprio agio nell’usarlo. Spesso si tratta di colleghi o di persone conosciute che preferiscono essere chiamate per nome.

L’uso di titoli e cognomi è un saluto formale e va usato con chiunque non si conosca bene. Che si tratti di un nuovo cliente dell’azienda o del tizio delle risorse umane che si addormenta mentre aspetta l’ascensore, questo saluto di base funziona.

Se inviate un’e-mail a un indirizzo che non ha un nome specifico, utilizzate il nome del dipartimento/team (ad esempio, “Caro dipartimento delle risorse umane”) o “Gentile signore/signora”, se possibile.  Altrimenti, si può usare il saluto formale “A chi di dovere”.

Quando scrivete un’e-mail, a volte il destinatario non vi conosce o non si ricorda di voi. Quindi, dovete dire al lettore chi siete. Questo vale anche per le persone che avete incontrato brevemente alle conferenze o che potrebbero non riconoscere il vostro indirizzo e-mail.

Mi chiamo Joe Milan e sono un rappresentante del reclutamento di villain presso la WorldTakeOver Inc. Abbiamo parlato lo scorso marzo alla Conferenza dei Cattivi a Londra. Vorremmo il vostro aiuto per la Conferenza dei Cattivi che si terrà a Las Vegas il prossimo settembre.

Indirizzare più persone in un’e-mail

Uso questa formula da più di dieci anni. Finora nessuno si è mai lamentato. Per me questo approccio ha diversi vantaggi. Innanzitutto, è più personale del semplice “Saluti” o “Ciao a tutti”. In secondo luogo, se una delle due persone è il destinatario principale e l’altra è CC, o se uno dei due ha un rango superiore (ad esempio, è il capo dell’altro), posso rifletterlo nel mio indirizzo menzionandolo per primo. Infine, questa formula può essere facilmente adattata a molte situazioni. Se alcuni (o tutti) i destinatari sono donne, scrivo semplicemente:

Quando mi rivolgo a più di quattro persone, spesso uso qualcosa come “Saluti”, “Ciao a tutti”, “Cari clienti”, “Cari colleghi”. Tuttavia, anche in questo caso, a volte distinguo il destinatario più importante scrivendo:

Infine, se un’e-mail è davvero indirizzata a un singolo individuo, ma con alcuni altri individui in copia (ad esempio una domanda a un singolo sviluppatore, ma dove voglio che la traccia dell’e-mail sia visibile al gruppo), allora utilizzerei

Se si tratta di una lettera formale, si può usare “Egregi Signori”, ma se si tratta di una lettera informale, va bene anche un semplice “Ciao”. ‘Ciao’ si rivolge a una persona o a molte, così come ‘tu’ si riferisce a una persona o a molte. Non userei mai ‘Gentlemen’, ma vengo dall’Australia dove il nostro inglese è più informale.

Care due persone

Nota: l’uso di Caro [titolo, cognome] o [nome] seguito da una virgola è il saluto preferito per tutti i saluti aziendali nelle e-mail per comunicazioni formali quando si comunica al di fuori della propria azienda al primo contatto. Se l’oggetto è una questione commerciale più personale, come le congratulazioni, le condoglianze o i ringraziamenti di un gruppo, utilizzate Caro [titolo, cognome] o [nome] seguito da una virgola. Se conoscete bene i vostri destinatari, siete tutti nella stessa azienda, l’argomento è leggero e la vostra cultura aziendale è informale, potete anche usare Hello o Hi [nome e cognome], seguito da una virgola. In caso di dubbi sulla formalità, optate per Dear [titolo, cognome] o [nome] e i due punti.

Dear Road Warriors: (A un gruppo di venditori che ha viaggiato senza sosta nell’ultimo mese, con un messaggio che annunciava i risultati delle vendite. Questo saluto funziona perché riconosce sinceramente il loro duro lavoro).

Cari venditori: (Siate prudenti nell’usare saluti di gruppo personalizzati. Un rappresentante mi ha raccontato di recente questo saluto, che il suo responsabile delle vendite usa per tutti i messaggi di gruppo al team di vendita. Mi ha detto che “rabbrividisce” ogni volta che lo vede, il che dimostra l’importanza di un buon saluto. Possiamo davvero perdere un lettore al saluto).

Desideri via e-mail

In diversi settori, la scrittura di lettere è ancora comune in ambito professionale. Nel corso delle normali attività lavorative, può capitare di dover scrivere una lettera formale a più destinatari. Imparare il modo corretto di creare una lettera indirizzata a più persone è fondamentale per sviluppare una reputazione professionale. Continuate a leggere per sapere come formattare una lettera commerciale indirizzata a più persone. Vi forniremo istruzioni passo per passo, oltre a consigli utili ed esempi su cui modellare la vostra corrispondenza professionale.

Se utilizzate le lettere come forma critica di comunicazione professionale, dovete capire come indirizzare una lettera a più destinatari. Quando si indirizza una lettera a più persone, è possibile riferire informazioni identiche a tutti contemporaneamente. Ecco alcuni motivi per cui i professionisti di molte discipline e settori hanno bisogno di indirizzare una lettera a più destinatari:

Quando iniziate a formattare l’intestazione della vostra lettera formale, dovete innanzitutto stabilire se dovete inviare la lettera a più indirizzi o a uno solo. Se tutti i destinatari della lettera lavorano per la stessa organizzazione, l’intestazione deve includere l’indirizzo dell’organizzazione una sola volta. Tuttavia, quando si invia una lettera a più destinatari di più organizzazioni, è necessario specificare l’indirizzo di ciascuna organizzazione nell’intestazione. Esaminiamo i diversi formati di intestazione per più destinatari: