Come rispondere ad una mail ricevuta

Dichiaro di aver ricevuto la vostra e-mail

Non volete che quello scarto di 11 punti vi costi un contratto importante o vi impedisca di superare la quota. In questo post vi mostrerò come inviare un’e-mail di follow-up dopo una mancata risposta e come fare in modo che il potenziale cliente si chiuda finalmente.

Quante volte è capitato che un affare andasse avanti senza intoppi fino a quando, all’improvviso, non è più così? Passa una settimana di silenzio, poi due, e ci si chiede cosa si è sbagliato e se c’è un modo per rimediare.

Le ricerche dimostrano che, aggiungendo una sola e-mail di follow-up, è possibile aumentare il tasso medio di risposta di undici punti percentuali. Questi undici punti percentuali possono sembrare pochi, ma sono la differenza tra un sì e un no.

Le e-mail di follow-up hanno anche un tasso di risposta più elevato in generale. La prima e-mail di follow-up ha un tasso di risposta del 40% in più rispetto alla prima e-mail. Ad esempio, se il tasso di risposta medio della prima e-mail è del 5%, la vostra e-mail di follow-up avrà un tasso di risposta medio del 7%.

Se aspettate una settimana, sarà troppo tempo. E se inviate un’e-mail il giorno stesso, sembrerete disperati. Inviate due o tre e-mail in sequenza e ricordate: non inviate mai un’e-mail di rottura. Lasciate invece aperta la conversazione e tornate a parlarne in un secondo momento.

Il vostro messaggio è ben accolto

Le persone vogliono che siate reattivi alle loro e-mail. Infatti, una frustrazione ricorrente che sento da collaboratori, dirigenti, volontari, membri del consiglio di amministrazione e donatori è quando si prendono il tempo di scrivere un’e-mail e non ricevono risposta. Questo è inaccettabile. Non siete così impegnati e se lo siete, assumete un assistente.

Essere professionali significa rispondere a tutte le e-mail ricevute durante l’orario di lavoro entro 48 ore se l’e-mail: (1) è indirizzata a voi nella riga “a”; (2) vi cita per nome nel corpo dell’e-mail o è diretta a voi anche se non è menzionata per nome; e (3) pone una domanda, chiede un commento o un feedback o comunque richiederebbe una risposta da parte vostra se le stesse parole fossero pronunciate dal mittente di persona.

1) Risposta: Una risposta può essere semplice come: “Ho ricevuto la tua e-mail. Ho una scadenza [o sto per partire per le vacanze] e la esaminerò la prossima settimana”. Il destinatario fa sapere al mittente che ha ricevuto l’e-mail. Il destinatario non ha necessariamente letto ed elaborato il contenuto. Si noti che una risposta automatica fuori ufficio è sufficiente per i periodi in cui non si controllano o leggono le e-mail.

Esempio di e-mail di conferma

Quando si risponde a un messaggio, gli allegati non sono inclusi perché si invierebbe lo stesso identico allegato alla persona che lo ha inviato. Non c’è modo di cambiare questo comportamento. Una volta cliccato su Rispondi o Rispondi a tutti, è possibile allegare una nuova versione del file originale o qualsiasi altro file che si desidera includere. Se si desidera inviare un messaggio con i relativi allegati ad altre persone, utilizzare l’opzione Inoltra.

Prima di fare clic su Rispondi a tutti, valutate se tutti devono vedere la vostra risposta, soprattutto se il messaggio è stato inviato a molte persone o a liste di distribuzione. Spesso è meglio fare clic su Rispondi e poi aggiungere solo le persone che si desidera includere. Oppure, se si decide di fare clic su Rispondi a tutti, rimuovere le persone che non devono vedere il messaggio.

Se si desidera inoltrare due o più messaggi agli stessi destinatari come un unico messaggio, selezionare i messaggi da includere nell’elenco dei messaggi. Fare clic sul primo messaggio, quindi tenere premuto il tasto Ctrl per selezionare gli altri messaggi. Una volta selezionati tutti i messaggi da inoltrare, fate clic su Inoltra sulla barra multifunzione principale di Outlook per creare un nuovo messaggio con gli altri messaggi inclusi come allegati.

Risposta di Outlook a

Le notifiche e-mail possono tenervi aggiornati su ciò che accade in Help Scout, anche quando non siete attivamente connessi all’applicazione! Questo articolo spiega come funzionano le nostre notifiche e-mail e cosa potete fare con esse direttamente dalla vostra e-mail.

Help Scout invia una notifica via e-mail quando si verificano determinati eventi in una conversazione, in base alle impostazioni di notifica. Queste notifiche vengono inviate all’indirizzo e-mail utilizzato per accedere a Help Scout. Potete controllare le notifiche che ricevete nelle impostazioni del vostro profilo: per maggiori dettagli sulle opzioni disponibili, consultate Gestione delle notifiche di Help Scout.

Rispondere a una notifica e-mail per agire sulla conversazione senza dover accedere a Help Scout. È possibile aggiungere una risposta alla conversazione direttamente dall’e-mail – questa aggiungerà una risposta in Help Scout e la invierà al cliente dalla casella di posta elettronica di Help Scout – o aggiungere una nota che solo il vostro team potrà vedere in Help Scout. È anche possibile modificare l’assegnazione, lo stato, aggiungere tag e altro ancora, tutto direttamente dalla propria e-mail.